Будь-який підприємець знає, що займатися бізнесом в Україні справа невдячна. Ризиків хоч відбавляй: ненадійні партнери і орендодавці, хитрі інвестори, підступні контрагенти, адміністративний тиск з боку фіскалів і правоохоронців, складне адміністрування податків тощо.
Питання управління правовими ризиками, захисту компанії від зовнішніх загроз, а також інші проблеми розвитку бізнесу стали предметом обговорення на конференції «Стратегія розвитку підприємства: як вивести бізнес на новий рівень», що відбулася 22 листопада. Захід організували Європейський банк реконструкції і розвитку, Центр підтримки бізнесу при Київській торгово-промисловій палаті, а також агентство Lipsky Marketing Group.
Але чи завжди потенційні і реальні загрози пов’язані з навколишнім бізнес-кліматом? Дуже часто українські підприємці самі не звертають увагу на очевидні прогалини в безпеці своїх підприємств, не намагаються управляти ризиками, вибудовувати «лінії оборони» і заздалегідь готуватися до захисту свого бізнесу. Водночас шахраї і рейдери не дрімають і ретельно стежать за цікавими проектами, перспективними стартапами і зростаючими бізнесами. Тому нижче давайте спробуємо розібратися в тому, які моменти найчастіше можуть бути використані для атаки на бізнес.
Почнемо з того, що коли кілька партнерів починають новий проект, вони рідко звертають увагу на ретельну підготовку і деталізацію статуту майбутнього підприємства: недостатньо чітко визначають частки в статутному капіталі, порядок прийняття важливих рішень, порядок розподілу дивідендів, обмеження у повноваженнях директора, порядок продажу часток або компанії в цілому тощо. А про все це, як то кажуть, краще домовлятися «на березі», а не за принципом «потім зробимо», тому що корпоративні спори в більшості випадків простотою не вирізняються. Іншими словами – це найважливіший базис у правовій безпеці компанії.
Далі компанія починає працювати, і її операційна діяльність незмінно тягне за собою появу договірних відносин, бухгалтерського та податкового обліку, взаєморозрахунків тощо. Як часто українські підприємці ретельно розробляють пакет типових договорів під специфіку діяльності своєї компанії, а не скачують готові шаблони з Інтернету? Чи користуються вони при цьому послугами юристів? Чи звертають увагу на термін дії договору і порядок його продовження, на правильне зазначення валюти для здійснення взаєморозрахунків, на порядок визначення підсудності спору, на наявність третейського або арбітражного застережень, на штрафні санкції, чи знають різницю між штрафом і пенею? Як показує практика, у невеликих компаніях договірною роботою часто займається бухгалтер і здебільшого нічим хорошим це не закінчується. А як часто ви стикалися з ситуацією, коли в договорі реквізити сторін, підписи та печатки знаходяться на окремому аркуші? А адже це прекрасна можливість для маніпуляцій із текстом договору! Чи прошиваєте ви багатосторінкові договори, щоб в них неможливо було підмінити сторінки? Погоджуєте ви договори і додаткові угоди з юристом і бухгалтером перед їх підписанням? Якщо відповідь на ці питання негативна – вам слідсерйозно задуматися.
Ідемо далі. У кого в офісі компанії зберігаються установчі документи, печатки та електронні ключі (ключі ЕЦП)? Чи закріплений порядок їх зберігання і використання спеціальних внутрішнім положенням? Чи ознайомлені під підпис із ним співробітники? Чи є для цих документів і електронних ключів спеціальний сейф, і хто до нього має доступ? Настійно рекомендується зробити положення про порядок використання співробітниками копій установчих документів, печаток, штампів, електронних ключів, ключів від сейфів і наказом призначити співробітників, відповідальних за ці процеси. Також не буде зайвим оформити і порядок використання системи клієнт-банк: визначити правила здійснення транзакцій і відповідальних співробітників. Наприклад, визначити, що жоден платіж, сума в якому більша певного ліміту, не може бути здійснений, поки за ним не буде узгоджений і підписаний договір. Нерідко мають місце ситуації, коли розрахункові документи ще належним чином не оформлені, а платіж контрагенту вже відправлений – це потенційно дуже ризикова ситуація. Ну і наявність положення про інформацію, що є комерційною таємницею підприємства, також зайвим не буде.
Як у вас в компанії йдуть справи з перевіркою потенційних партнерів? Перевіряєте Ви їх благонадійність, повноваження представників, актуальність всіх контактних даних, місцезнаходження, статус платника податку, відсутність відкритої процедури банкрутства? Чи є у вас в компанії затверджена процедура перевірки контрагентів та отримання від них пакета реєстраційних документів? Чи ведеться у вас в компанії електронний реєстр договорів, додаткових угод і виданих довіреностей? Як у вас в компанії знищуються паперові документи? Хто стежить за закінченням терміну дії договорів? Усі ці процедури здаються до болю нудними, але саме з цих питань і починається побудова системи корпоративної безпеки. Якщо не стежити за договірною роботою на підприємстві і операціями за рухом грошових коштів, то ніяка служба охорони, високі стіни і товсті грати на вікнах вам не допоможуть.
Підходимо до найцікавішого – IT-технологій. Чи є у вас в компанії електронний архів договорів і бухгалтерської документації? Чи скануються всі договори і розрахункові документи? Чи використовуєте ви «хмарні» рішення? Українським підприємцям не потрібно пояснювати, чому всю важливу інформацію, включаючи всі бухгалтерські бази даних, не варто зберігати на робочих станціях і навіть на корпоративних серверах, а лише в надійних «хмарах» за межами України з можливістю віддаленого доступу. Що корпоративні сервери, навіть якщо на них мінімум важливої інформації, повинні бути під криптозахистом, тобто іншими словами, зашифровані під надійний пароль і/або електронний ключ. Оптимальне рішення щодо доступу до серверів з криптозахистом – двофакторна авторизація (наприклад, пароль і електронний ключ YubiKey). Що з корпоративних серверів не рідше разу на тиждень, а ще краще двічі на тиждень, необхідно робити резервну копію в «хмару» і на жорсткий диск з криптозахистом, який зберігається в захищеному місці поза офісом (наприклад, у банківському сейфі, оформленому на довірену особу). Робочі станції співробітників повинні містити мінімум інформації. В ідеалі – 0. Усе повинно бути на «хмарних» серверах. Зберігати всю бухгалтерську базу даних тільки на корпоративному сервері у себе в офісі, як це люблять робити українські підприємці, як мінімум, дуже недалекоглядно. Особисту інформацію співробітникам також не варто зберігати на своїх робочих комп’ютерах. Усе це необхідно врегулювати спеціальним положенням про використання корпоративних IT-ресурсів.
Замість висновку. Внутрішні інструкції та положення не повинні бути занадто громіздкими, інакше їх ніхто не читатиме і не запам’ятовуватиме. Вони мають бути гранично лаконічними і зрозумілими, а також доведеними до відома відповідних працівників «під підпис». Співробітників потрібно весь час навчати: перевірці контрагентів, порядку укладення договорів, використання ключів ЕЦП, основам IT-безпеки, порядку дій у всіх надзвичайних ситуаціях: від пожежі, до зараження робочих комп’ютерів вірусом і раптового вторгнення в офіс.
Закон і Бізнес